決済業務の悩みを解消する「集金代行サービス」とは

安定した経営をするための重要な業務の1つとして、顧客から売上を回収する集金が挙げられます。集金業務は収益をキープするために大切ですが、毎月の決済業務に追われて未回収リスクを懸念しているケースも多いのではないでしょうか。そのような背景もあり、集金業務を代行してもらうサービスが注目を集めています。具体的にどのようなサービスなのか、メリットとデメリットも含めて解説します。

集金代行とは

集金代行とは、顧客がサービスを利用したときに支払う料金を代行して回収することを指しています。売上の回収以外にも企業にとって集金代行サービスが必要な理由、集金代行と収納代行の違いや集金代行を導入している主な業種を紹介します。

集金代行サービスが企業にとって必要な理由は集金率の向上、集金業務の削減

集金業務は、企業にとってコストがかかるものですが、業務を怠るとキャッシュ不足にも陥り兼ねません。集金代行サービスを利用すれば、集金率の向上だけではなく集金業務を削減することにつながるので、企業にとってメリットが多く、必要なサービスだといえるでしょう。

また、集金代行サービスを導入していない企業では、総務部や経理部が毎月決済業務を行っており、忙しい日々を過ごされている方が多いのではないでしょうか。決済業務は手間がかかる作業ですが、企業にとって不可欠な業務です。

集金代行と収納代行の違い

基本的に、集金代行と収納代行に違いはありません。いずれも顧客から支払われる代金の回収を代行する業務であり、アプラスでも同様の意味で扱っています。そのため、それぞれのワードに基本的な違いはないものとして認識しても問題はないでしょう。

集金代行サービスを導入できる主な業種

集金代行サービスは、集金業務を必要とする様々な業界・業種に導入されていますが、実際に導入されているケースが多いものとして、主に以下が挙げられます。

  • スポーツジム
  • カルチャースクール
  • 学習塾
  • 保育園
  • 幼稚園
  • 不動産管理

スポーツジムやカルチャースクールは、入会手続きの際に口座振替登録を行い、会員から会費を集金するフローが一般的です。基本的に、手続きはスポーツジムやカルチャースクールで指導をしているインストラクターが行いますが、口座振替を活用することで集金業務が大幅に削減されるのはもちろん、口座振替手続き自体も簡単に行うことができるため、インストラクターとして本来注力すべき業務に集中できるようになるでしょう。

学習塾は子ども向けのサービスであり、入会費や月謝の支払いの際に子供に現金を持たせたくない保護者も多いのではないでしょうか。そこで、スムーズに月謝を支払うシステムとして口座振替が利用されています。さらに、講師や事務員にとっても、現金の受け渡しをする際の不安がなく、現金を扱うことによるリスクやストレスが軽減されるのです。

保育園や幼稚園では、2019年10月から保育園、幼稚園利用料の無償化(一部条件あり)が実施されます。これに伴い、自治体による集金代行は終了となりますが、実費とされる給食費や送迎費等は保育園や幼稚園が自身で回収しなければなりません。現金を園内で取扱いたくない、集金業務を安心・安全に行いたいという保育園、幼稚園では、現在口座振替サービスが注目を集めています。

不動産管理は、数千件にものぼる家賃回収業務を委託することで、少人数でも経理業務を行えるようになるでしょう。

アプラスでは業種問わず(一部除く)集金代行サービスを提供しているので、様々な企業で導入が可能です。

集金代行の種類とそれぞれの特徴

集金代行には、いくつかの種類があります。ここでは、集金代行サービスと、売掛債権を売却するファクタリングについて解説します。

集金代行 

企業の集金業務を代行し、販売企業側の集金業務と未回収リスクを軽減するためのサービスです。更にオプションサービスとして、コンビニ集金代行サービスでは請求書の発行等も代行してもらえます。集金業務をアウトソースすることで、業務を効率化でき、結果としてコスト削減になるため「働き方改革」の実現にもつながるでしょう。

売掛債権を売却するファクタリング

ファクタリングとは、未回収の売掛金についてのリスク軽減や、売掛債権を譲渡することで現金を調達できるものです。アプラスではファクタリングサービスは行っていませんが、サービスの種類としてファクタリングがあることを認識しておきましょう。

アプラスの集金代行サービスの例:口座振替サービスのフロー

アプラスの集金代行サービスの一部である口座振替のフローについて、4つのステップで解説します。

STEP1.エンドユーザー(顧客)の口座振替登録
口座振替を利用したい顧客に対して口座振替依頼書を配布し、回収後にアプラスへ郵送します。そして、アプラスが口座振替依頼書を各銀行へ転送するという流れになります。

STEP2.エンドユーザー(顧客)への請求内容の作成、及び提出
法人もしくは個人事業主が、口座振替依頼書の情報をもとに請求データを作成します。事前に受け取っている「スケジュール表」の期日に間に合うように、アプラスへ請求データを送信します。なお、請求データの送信方法について、各企業に適した方法を選べることがアプラスの口座振替サービスのメリットとして挙げられます。

STEP3.口座振替(引き落とし)の代行が行われる
振替日に顧客の口座から、指定の金額が引き落とされます。

STEP4.振替結果の通知と精算
引落資金は結果通知後、指定の口座に入金されます。また、アプラスではサポート体制も充実しているので、分からないことや不安なこと、万が一トラブルが起こった場合は問い合わせしてください。

事業者がアプラスの集金代行サービスを導入するメリット

アプラスの集金代行サービスは、口座振替サービスとコンビニ支払いサービスの2つが主力となります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

[イメージ]事業者がアプラスの集金代行サービスを導入するメリット

口座振替サービスのメリット

口座振替サービスを導入することで得られる主なメリットを7つ解説します。

(1)口座振替なら「口座振替依頼書」を顧客から回収するだけで集金可能
口座振替なら、金融機関へ振込みに行かなくても手続きが完了します。依頼書を顧客から回収するだけであり、集金日に合わせて現金を準備することや、支払いのために会社へ足を運んでもらう必要がありません。顧客が支払いを失念していても、集金することが可能です。

(2)回収手段が増えるため、顧客の利便性が増す
銀行振込やクレジットカード決済等の支払い方法に口座振替を追加することで、企業側は回収手段が多くなり、顧客の利便性が増します。

(3)回収率と事務効率の双方がアップする
回収手段が増えることにより、回収率が上がるだけではなく、毎月の集金業務といった事務作業の効率も良くなります。

(4)集金にかかるコストを大幅に削減できる
集金業務に要していた人件費や手間がなくなることで、企業のコスト削減につながります。

(5)手数料は請求金額にかかわらず定額
クレジットカード決済の場合、請求金額に対して一定割合の手数料が発生するため、請求金額が高額であればあるほど手数料が上がり、コストもかかることになります。しかし、口座振替の手数料は、そもそもクレジットカード決済と比較して手数料が安く、加えて、請求金額が高額であっても手数料が定額であるため、クレジットカード決済に比べてコストを削減できます。

(6)生活口座からも引落可能であり、入金率が上がる
アプラスは、40年以上の時間をかけて全国の金融機関ネットワークを構築しています。全国の金融機関を利用でき、生活口座も指定できるため入金率の向上が見込めます。

(7)決められたスケジュールに入金されるため資金計画が立てやすい
アプラスでは毎月14日もしくは27日のいずれかを選択の上振替を実施、決められたスケジュールで入金しています。そのため、資金計画を立てやすいことも魅力です。

ペイジー口座振替受付サービス(口座振替のオプションサービス)のメリット

ペイジー口座振替受付サービスは、専用端末を使用してキャッシュカードをスキャンし、暗証番号を入力することで口座登録が完了するサービスです。

(1)キャッシュカードのみ準備すれば口座登録可能
専用端末機でカードスキャンして暗証番号を入力するだけなので、キャッシュカードのみ準備すれば良く、口座振替依頼書を提出する必要がありません。口座振替依頼書作成時に記載を誤るといった手続き時のトラブル防止にもつながるでしょう。口座振替契約申込データは、専用端末から情報処理センターを通してそれぞれの金融機関へ送られ、金融機関は送信された内容をもとに本人確認を行います。

(2)印鑑相違がなくなる
依頼書を作成する際には印鑑相違が起こるケースが多いです。不備があると、口座振替依頼書を再提出しなければならず、結果として振替日が遅くなります。しかし、ペイジー口座振替受付サービスでは口座振替依頼書を提出しないので、印鑑相違といった事務手続上のトラブルが起こりません。

(3)口座振替開始期間の短縮
キャッシュカードをスキャンすることで口座振替登録が可能なので、口座振替開始期間の短縮につながります。

(4)ペーパーレスのため紛失リスクがない
口座振替依頼書を使わずに登録できるためペーパーレスで運用することになり、口座振替依頼書を郵送することはありません。そのため、重要な書類を紛失する危険性がなくなることがメリットです。インターネット上のシステムもセキュリティ対策が行われており、安心して利用できます。

コンビニ支払いサービスのメリット

アプラスのコンビニ支払いサービスは、全国にある身近なコンビニと郵便局から支払えるシステムです。どのようなメリットがあるのか、具体的に解説します。

(1)回収機会が増える
アプラスでは、コンビニだけではなく郵便局も合わせて約90,000店に決済チャネルを広げることで回収機会を増やしています。利用者の利便性も高いため、払い込み率の向上、回収率の向上が期待できます。

(2)集金にかかるコストを大幅に削減できる
顧客に身近なコンビニから支払ってもらうことで、企業側が行う回収作業に掛かる人件費を削減することにつながります。

(3)回収率と事務効率の双方がアップする
コンビニ決済サービスは、入金処理をスピーディーに行うことでキャッシュフローが改善し、回収率も増すことがメリットです。さらに、払込をした翌営業日にはデータをチェックできるので、スムーズに事務処理を行えます。

(4)手数料は請求金額にかかわらず定額
アプラスの集金代行サービスの手数料は、請求手数料だけではなく、基本手数料、振込手数料すべて定額であり、安心して利用できます。

(5)請求書として利用可能
コンビニ決済サービスの払込用紙は、氏名や住所、明細を記載することで、請求書として利用することも可能です。

(6)支払情報はデータ還元のため消込が容易
支払情報は支払いの翌営業日にデータ還元されます。そのため、入金消込が効率化できることがメリットです。

(7)24時間営業の各コンビニでいつでも支払い可能
24時間365日、コンビニから支払い可能、オプションを付けると全国約24,000店の郵便局も利用可能です。アプラスのコンビニ決済を導入した企業は、1年後の取扱件数は月に約400件、3年後には取扱件数が月に2,000件以上になった実例があります。生活インフラの1つであるコンビニと郵便局で支払える点は、非常にメリットが大きいことが分かります。

事業者が集金代行サービスを導入する際の注意点

アプラスでは幅広いサービスを提供しており、業務を委託するにあたりメリットは多いです。しかし、デメリットとしてコストがかかることと、情報漏洩のリスクが挙げられます。導入前に、デメリットもしっかり把握しておきましょう。

集金代行サービスを利用する初期/月額費用・手数料がかかる

集金代行サービスを利用すると、0~5万円程度の初期費用や、月額費用、手数料がかかることが一般的です。

情報漏洩のリスクがある

集金代行サービスを提供する会社では、基本的にセキュリティ対策を徹底していますが、なかにはセキュリティ対策が甘く、情報漏洩のリスクがある会社もあるかもしれません。導入に当たっては、費用や利便性だけで判断するのではなく、サービス提供企業のセキュリティ対策、信頼性についても、よく検討する必要があるでしょう。

集金代行サービスの事業者を選ぶときに知っておきたい5つのポイント

集金代行(収納代行)サービス業者を選ぶ際に知っておきたい5つのポイントと、それぞれが選ぶ際に重要になる理由を解説します。

[イメージ]事業者が集金代行サービスを導入する際の注意点

管理画面の使いやすさ・見やすさ、サポートは充実しているか

管理画面の使いやすさや見やすさは、事業者の開発や技術のレベルを図るポイントであるといえます。また、トラブルが起こった際のサポート体制が整っているかどうかも大切なポイントです。アプラスでは管理画面をシンプルにしており、パソコンの操作に不慣れな人でも利用しやすいでしょう。また、電話・動画等でのサポートを充実させています。

上場企業や他社導入実績が豊富にあるかどうか

導入実績が豊富であり上場している事業者であれば、信頼できる業者だと判断できます。東証一部上場企業であるアプラスは、40年以上の実績に加え、実稼働6,500社という豊富な導入実績をもっています。

自分の業種に対応しているかどうか

集金代行サービス事業者ごとに対応できる業種と対応できない業種があるので、自社の業種に対応しているか否かを確認する必要があります。アプラスではさまざまな業種に対応しており、導入実績も豊富です。導入可能な業種であるか否かは、ヒアリングをしたうえで案内しています。

セキュリティや個人情報の扱いは適切かどうか

個人情報漏洩等のリスクを回避するためにも、セキュリティ対策や個人情報の扱いについて整備されている業者を選ぶことは非常に重要です。アプラスは、適切な個人情報の取り扱いを評価するプライバシーマークや、情報セキュリティ管理・運用がなされていることを証明するISMSを取得しており、毎日のメンテナンスによるシステムのセキュリティ、個人情報の管理を徹底しています。

サービス提供会社の経営状況や将来性

サービスを代行していた集金代行業者が倒産した場合、売上金を回収できないといったリスクがあります。そのため、サービスを提供している会社の経営状況や将来性もチェックすべきポイントです。アプラスは新生銀行グループの一員であるという安心感や、約40年にわたり培ってきた集金代行業務のノウハウを活用し、安定したサービスを提供しています。

まとめ

アプラスのサービスの特徴としては、企業からの資料請求やお問い合わせの際にしっかりとヒアリングをすることに重点をおいています。

また、業種や販売方法、顧客層や地域性などの詳細も調査したうえで、経験と実績に基づいた最適な集金方法を提案しているので、企業にとっても顧客にとってもメリットは大きいといえるでしょう。

集金代行サービスを導入することで、未回収リスクを回避したり、事務作業にかかる手間とコストを削減することができるので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

集金代行サービス一覧

  • 口座振替
  • コンビニ決済
  • ペイジー決済
  • 家賃サービス

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