集金業務の課題を解決する「口座振替サービス」とは-アプラス

口座振替と銀行振り込み（口座振込）の違いは、主に送金方法と手数料の2つです。

まず、送金方法の違いについて解説します。銀行振り込みは、銀行窓口やATM、ネットバンキングなどを通じて、支払う側が支払先の口座に自分でお金を振り込んで送金します。オンラインショッピングなど、不定期の支払いによく使われる決済手段です。

口座振替は、支払先より指定された金額を、支払う側の口座から支払先の口座に自動振替をすることによって送金します。支払う側から見たときに、銀行振り込みは手動、口座振替は自動だと考えると分かりやすいでしょう。口座振替の場合は最初に諸手続きが必要ですが、無事手続きが完了すれば自動で口座からお金が支払われるようになります。携帯電話の利用料金や公共料金など、定期的な支払いによく使われる決済手段です。

次に、手数料の違いです。銀行振り込みの場合、振り込みのたびに各金融機関の手数料がかかりますが、同じ銀行宛ての振り込みは無料であることが多いです。それに対して、口座振替も手数料がかかるのですが、大半は支払先となる企業側が負担するケースが多く、支払いをする一般消費者に負担がかかることはあまりありません。一般消費者がメリットを感じやすく、ビジネスにおいてはプラスに働くことが多いでしょう。

口座振替は、金融機関口座を持っていればだれでも利用でき、老若男女問わず幅広い顧客への請求ができます。企業の請求の手段として、近年はクレジットカードも人気ですが、高齢者層を中心にクレジットカードに抵抗を感じる方は少なくありません。口座振替であればクレジットカードを持っていない方でも簡単に支払いできます。そのため家賃支払いや雑誌の定期購入など、業種を問わず幅広く利用されています。

顧客口座から自動で引き落としできるので、顧客の支払い忘れを防止できます。顧客への催促といった手間が減り、人件費の削減にもつながります。

口座振替は、一度口座振替登録を完了すれば、次回以降は請求処理のみで顧客口座へ請求できるため、定期課金に最適な決済方法です。毎月決まった日に決済されるため、入金管理がしやすくなります。

自動で引き落としされる口座振替であれば直接の現金の取扱いがなくなるため、現金の盗難や紛失といったリスクが軽減します。手間を減らして業務効率化しながら、安全な運用が可能です。

口座振替は顧客口座から請求金額を直接引き落とせる「現金を扱わない」決済手段なので、オンラインなど非対面でサービスを提供している企業にも適しています。

口座振替サービスにより自動で料金を引き落としすれば、顧客が支払いのたびに銀行やコンビニへ行く手間や、振り込み手数料の負担がなくなります。顧客満足度が上がり、継続利用する優良顧客・リピーター増につながるでしょう。

口座振替サービスは、顧客の支払い口座に請求金額以上の残高があれば支払いが完了します。そのため未回収リスクと途中解約リスクが下がり、契約継続率がアップすることも大きなメリットです。ビジネスが安定しやすくなるでしょう。

口座振替サービスの利用に必要な手数料は、1件ごとの取扱手数料、月間基本手数料、引き落とし資金の振り込み手数料などです。取扱手数料はご請求金額にかかわらず一律のため、引き落とし金額が数千円以上であれば、クレジットカード決済よりも安価である可能性が高い決済手段です。

一般的に口座振替は手続きしてから承認されるまでのタイムラグが生まれるのがデメリットですが、口座振替サービスによってはリアルタイムでの口座振替登録が可能なものもあります。こうしたサービスを利用すれば支払い・請求サイクルの短期化によりキャッシュフローが改善されるうえに、利便性も上がるため顧客満足度も向上します。

口座振替サービスの導入にあたっては、金融機関と直接契約する方法と、決済代行会社を通して複数の金融機関と契約する方法があります。それぞれの導入方法と特長をご説明します。

各金融機関が提供する口座振替サービスを、それぞれ個別に契約する方法です。口座振替サービスの利用手数料は安く抑えられる傾向にあるものの、審査、契約、そして毎月の経理処理を金融機関ごとに行わなければならないため、運用の負担が非常に大きいです。また、お客さまの利用可能金融機関は直接契約している金融機関に限られます。この場合、お客さまのメインバンクである金融機関からお引落ができない可能性が高まってしまうため、結果として、お客さまの満足度の低下や口座引き落とし率の悪化に繋がる恐れがあります。

各金融機関と提携している決済代行会社の口座振替サービスを契約する方法です。お客さまの満足度を向上させ、請求業務の負担軽減や回収率を上げるには、決済代行会社が提供する口座振替サービスをご利用いただくことが一般的です。決済代行会社と契約することで、事業者様は各金融機関との煩雑で手間のかかる手続きは不要となります。
さらに、利用可能な金融機関が増えることで、お客さまにとっても利便性が高く、事業者様にとっても料金回収率が上がるメリットがあります。

口座振替サービスを運用にするにあたり、システムの使いやすさは非常に重要です。業務効率を上げるためにも、管理画面は操作しやすいか、Chromeやsafariなど普段利用しているブラウザに対応しているか、ASPに対応しているかなどを確認しましょう。

口座振替サービスと言っても、ビジネスの種類によって適した導入方法・運用方法は異なります。多くの実績があり、自社のビジネスに合った提案ができる企業を選んだほうが質の高いサービスが受けられ、業務効率化に大きく貢献します。

会員の入退会などで顧客リストは日々変動するため、管理しやすいように引き落としのサイクルを調整できたほうが便利です。1年ごとがいいのか、半期ごとがいいのかなどを考えて引き落としのサイクルを決定するのがいいでしょう。

自動継続課金システムを導入するケースもありますが、退会ユーザーの登録漏れなどで誤って引き落としを行い、クレームなどのトラブルに発展するケースも多いため注意が必要です。

口座振替サービスは一般的な「書類を使った申し込み」だけでなく、お客さまにとって便利な「web口座振替受付サービス」「ペイジー口座振替受付サービス」での申し込みも可能です。

書類を使った口座振替の申し込みは、口座振替依頼書が必要です。口座振替依頼書は、必要事項を記入のうえ返送してもらい、受け取った口座振替依頼書を決済代行会社に送付し手続きを行う、という流れになります。

この方法は一般的ではあるものの、どうしても記入ミスや印鑑相違などの人的ミスが発生しがちです。その際は手続きをし直さなければならず、事務処理の手間が余計に多くかかる可能性もあります。

そこで、口座振替のお申し込みには、web口座振替受付サービスが便利です。お客さまの口座振替登録が、インターネット上で完結できます。完全ペーパーレスのため、口座振替依頼書の記入・捺印から郵送までのフローが無くなります。印鑑相違などの書類不備リスクや依頼書管理等の運用負荷がかなり軽減できるため、口座振替サービスを導入する際は、ぜひご利用いただきたいです。またリアルタイムに口座登録が完了するため、お客さまと事業者様、双方の利便性も向上できます。

また、ペイジー口座振替受付サービスも有効です。ペイジー口座振替受付サービスとは、お客さまのキャッシュカードを専用端末機でスキャンし暗証番号を入力いただくことで、口座振替依頼書の作成をせずとも、リアルタイムでの口座振替登録が可能になるサービスです。

web口座振替受付サービスと同様、ペーパーレス化が実現できるので、口座振替依頼書の記入ミスや印鑑相違、書類紛失リスクなど、事務手続上のお悩みから解放されます。