弊社では、各教室の月謝集金業務を一括して本部で行っており、ゆうちょ銀行からのみの振替とさせていただいておりました。
しかし、これには問題がありました。
新規でお申込いただく場合、普段利用している生活口座が使えず、ゆうちょ銀行の口座を開設していただくことが多々あります。その手続きのわずらわしさで、保護者の方からクレームにつながることもありました。また、入塾後の月謝の引落しが生活口座ではないため、入金忘れが多々発生。入金率は89%程度と低い状況でした。
さらに、保護者の方だけでなく業務にも課題が生じていました。
アプラスの口座振替サービスを利用するまで、経理課での作業量は膨大で、特に毎年3月やサマースクールなどの繁忙期になると、入金対応だけを行うスタッフを雇い、その作業だけで3人かけて対応していたのです。
入金消込は紙に記載されたものを目視で照合していましたが、作業に誤りがあればすべてやり直し。無事に振替手続きが完了しても、生活口座ではないことから入金忘れが発生しがち。その連絡のお電話を100件/月、集金時期の3日間に集中してかけていました。
教室数と生徒数が増えていく中、振替口座開設の手間と振替率の向上をどうするかが大きな課題でした。